Cette formation vous permettra de maîtriser toutes les compétences dans votre métier d'assistante, en positionnant votre rôle dans l'organisation. Vous verrez comment gagner du temps dans la rédaction et la gestion de vos messages, courriers et comptes rendus de réunion. Enfin, vous découvrirez les principales fonctions du pack Office 2010 de Microsoft pour améliorer votre productivité quotidienne.
Il s'agit d'un parcours, par conséquent, il est possible de personnaliser votre formation en intégrant seulement les modules qui vous sont utiles.
A qui s'adresse la formation
Public visé
Assistante, secrétaire et toute personne souhaitant évoluer vers une fonction d'assistante de direction
Prérequis
Être à l’aise avec un ordinateur et la bureautique de base.
Le positionnement des stagiaires sera évalué lors d’un entretien ou via un questionnaire en ligne avec le responsable de la formation.
Objectifs de la formation
- Mettre en œuvre les méthodes et outils d'une bonne organisation
- Entretenir des relations constructives
- Améliorer la qualité des écrits
- Assurer un classement efficace et pertinent
- Optimiser la collaboration avec le dirigeant
- Exploiter les principaux outils bureautiques
Programme
Définir son rôle d’assistante de direction
- Situer la mission de l'assistante de direction
- Intégrer la plus-value de l'assistante de direction
- Mieux se positionner au sein du binôme ou de l'équipe
Accompagner le dirigeant dans l’exercice de ses différents rôles
- Bien comprendre les rôles du dirigeant
- Identifier la plus-value de l'assistant(e) de direction sur chacun de ses rôles
Évaluer la gestion de mon planning
- Connaitre les 10 principes fondamentaux de la gestion du temps
- Faire un état de son emploi du temps détaillé
- Repérer les voleurs de temps et interférences
- Mesurer l’impact du stress dans la gestion du temps
Organiser son emploi du temps
- Les horizons temporels
- Établir sa matrice d’Eisenhower
- Fixer des délais
- Tenir sa to do list
Optimiser la gestion de votre temps
- Lister et identifier nos tendances à temporiser
- Mettre en place les heures de super puissances
- Limiter les interruptions
- Prendre des pauses (loi d’illich)
Ancrer les habitudes dans le temps
- La planification des activités journalières
- Évaluation de la durée des tâches
- Connaitre sa chronobiologie
Prendre des notes efficacement
- Identifier votre objectif : informer, expliquer, etc.
- Comprendre l'intérêt de vos lecteurs
- Pratiquer l'écoute active et sélective
- Filtrer l'information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer
- Savoir abréger : constituer son système d'abréviations
Communiquer efficacement par mail
- Différencier la structure de l'e-mail de celle de la lettre
- Adopter la construction en pyramide inversée
- Faire le choix d'un objet précis et percutant pour retenir l'attention du lecteur
- Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message
- Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre
- Connaître les mots et expressions à éviter
- Utiliser les bonnes formules d'introduction, de conclusion et de politesse
Rédiger un compte rendu de réunion
- Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs
- Organiser les paragraphes
- Écrire un brouillon
- Présenter le compte rendu
Identifier ses blocages et comprendre l’intelligence émotionnelle
- Les blocages émotionnels
- Le cerveau tri unique
- L’impuissance apprise
- Les trois types d’intelligence
Mettre en pratique la neuro communication et les systèmes de valeur
- La puissance des neurones miroirs
- Fight / Flight / Freeze : Réponses du cerveau au stress managérial
- Les programmes mentaux
- Neuroplasticité et Neurogénèse
Travailler en binôme avec le ou les dirigeants
- Clarifier les besoins et attentes de son ou ses dirigeants
- S'adapter à son(ses) dirigeant(s) et renforcer la complémentarité
S'affirmer tranquillement dans son rôle
- Oser dire et oser demander
- Maitriser l’analyse comportementale pour s’affirmer (ANC)
- Savoir dire non avec diplomatie
WORD
Rappels fondamentaux
- Mise en forme (police, paragraphe, tabulations, retraits, image)
- Insertion et conversion de tableaux, ajout/suppression (lignes et colonnes, taille des cellules, alignement dans les cellules
Rappels de mise en page et d’objets graphiques
- Dessin et images : insertion, habillage, modification, mise en page
- Puces et numéros : hiérarchisation, numérotation automatique, puces
Mise en page
- En-tête et pied de page : sections, en-tête et pied indépendant, mise en page indépendante
- Mise en page : colonnes, disposition sur la page
EXCEL
Mise en forme et calculs
- Police, attributs, alignements, format nombre, colonnes et lignes, bordures, mise en forme spéciale (fusion, inclinaison…)
- Formules simples, fonctions élémentaires (SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, NB)
Pourcentage et séries
- Plages nommées, calculs, mise en forme
- Numériques, alphanumériques, dates, personnalisées
Mise en page et graphiques
- Zone impression, en-tête et pied, répéter ligne et colonne
- Notions élémentaires (Histogramme, Secteur, Courbes)
OUTLOOK
Découverte de l’environnement
- Prise en main du logiciel, vocabulaire élémentaire
- Dossiers outlook : archivage et options, sauvegarde, restauration
- Contacts : création, listes de distribution, catégories
- Messagerie intro : dossiers (réception, brouillon…), destinataires (en copie et caché), orthographe et grammaire, pièces jointes, signatures
Aller plus loin avec Outlook
- Messagerie avancée : options (confirmation et accusé de réception, messages différés, transfert de réponse auto, notifier une absence…)
- Suivis et rappels : suivis (messages, contacts, tâches), marquer, alerter
- Calendrier intro : affichages, ajout, partage et connexion
- Calendrier utilisation : rendez-vous, réunions, évènements, tâches
En fonction de votre statut, plusieurs dispositifs de financement s'offrent a vous. La liste qui vous est proposée n'est pas exhaustive et reste indicative. Pour des raisons d'évolution régulière, nous vous conseillons de prendre contact avec nous pour traiter votre demande de manière personnalisée.
ACCUEIL DES PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP
Si vous êtes en situation de handicap, nous vous remercions de bien vouloir nous le signaler en amont de la formation afin que nous puissions prendre toutes les mesures nécessaires pour vous accueillir au mieux.
