Formation
Parcours Assistant(e) Administratif(ve)

Cette formation vous permettra d’approfondir toutes les compétences de votre métier d’assistante, en positionnant votre rôle dans l’organisation. Vous verrez entre autres comment gagner du temps dans la rédaction et la gestion de vos messages, courriers.

01
Pour qui ?
Public visé

Assistante, secrétaire et toute personne souhaitant évoluer vers une fonction d'assistante administrative

Prérecquis

Être à l'aise avec un ordinateur et la bureautique de base.

02
Les
Objectifs
03
Le
Programme

Jour 1
Matin
Définir son rôle d’assistante administrative
• Situer la mission de l’assistante administrative
• Intégrer la plus-value de l’assistante administrative
• Mieux se positionner au sein du binôme ou de l’équipe

Après-midi
Accompagner le dirigeant dans l’exercice de ses différents rôles
• Bien comprendre les rôles de chacun dans l’entreprise
• Identifier la plus-value de l’assistant(e) administrative sur chacun de ses rôles

Jour 2
Matin
Évaluer la gestion de mon planning
• Connaitre les 10 principes fondamentaux de la gestion du temps
• Faire un état de son emploi du temps détaillé
• Repérer les voleurs de temps et interférences
• Mesurer l’impact du stress dans la gestion du temps

Après-midi
Organiser son emploi du temps
• Les horizons temporels
• Établir sa matrice d’Eisenhower
• Fixer des délais
• Tenir sa to do list

Jour 3
Matin
Optimiser la gestion de votre temps
• Lister et identifier nos tendances à temporiser
• Mettre en place les heures de super puissances
• Limiter les interruptions
• Prendre des pauses (loi d’illich)

Après-midi
Ancrer les habitudes dans le temps
• La planification des activités journalières
• Évaluation de la durée des tâches
• Connaitre sa chronobiologie

Jour 4
Matin
Prendre des notes efficacement
• Identifier votre objectif : informer, expliquer, etc.
• Comprendre l’intérêt de vos lecteurs
• Pratiquer l’écoute active et sélective
• Filtrer l’information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer
• Savoir abréger : constituer son système d’abréviations

Après-midi
Communiquer efficacement par mail
• Différencier la structure de l’e-mail de celle de la lettre
• Adopter la construction en pyramide inversée
• Faire le choix d’un objet précis et percutant pour retenir l’attention du lecteur
• Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message
• Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre
• Connaître les mots et expressions à éviter
• Utiliser les bonnes formules d’introduction, de conclusion et de politesse

Rédiger un compte rendu de réunion
• Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs
• Organiser les paragraphes
• Écrire un brouillon
• Présenter le compte rendu

Jour 5
Matin
Identifier ses blocages et comprendre l’intelligence émotionnelle
• Les blocages émotionnels
• Le cerveau tri unique
• L’impuissance apprise
• Les trois types d’intelligence

Après-midi
Mettre en pratique la neuro communication et les systèmes de valeur
• La puissance des neurones miroirs
• Fight / Flight / Freeze : Réponses du cerveau au stress managérial
• Les programmes mentaux
• Neuroplasticité et Neurogénèse

Jour 6
Matin
Travailler en équipe
• Clarifier les besoins et attentes de l’équipe
• S’adapter et renforcer la complémentarité avec le groupe

Après-midi
S’affirmer tranquillement dans son rôle
• Oser dire et oser demander
• Maitriser l’analyse comportementale pour s’affirmer (ANC)
• Savoir dire non avec diplomatie

Jour 7 – Word
Matin
Rappels fondamentaux
• Mise en forme (police, paragraphe, tabulations, retraits, image)
• Insertion et conversion de tableaux, ajout/suppression (lignes et colonnes, taille des cellules, alignement dans les cellules

Rappels de mise en page et d’objets graphiques
• Dessin et images : insertion, habillage, modification, mise en page
• Puces et numéros : hiérarchisation, numérotation automatique, puces

Après-midi
Mise en page
• En-tête et pied de page : sections, en-tête et pied indépendant, mise en page indépendante
• Mise en page : colonnes, disposition sur la page

Jour 8 – Excel
Matin
Mise en forme et calculs
• Police, attributs, alignements, format nombre, colonnes et lignes, bordures, mise en forme spéciale (fusion, inclinaison…)
• Formules simples, fonctions élémentaires (SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, NB)

Après-midi
Pourcentage et séries
• Plages nommées, calculs, mise en forme
• Numériques, alphanumériques, dates, personnalisées

Mise en page et graphiques
• Zone impression, en-tête et pied, répéter ligne et colonne
• Notions élémentaires (Histogramme, Secteur, Courbes)

Jour 9 – Outlook
Matin
Découverte de l’environnement
• Prise en main du logiciel, vocabulaire élémentaire
• Dossiers Outlook : archivage et options, sauvegarde, restauration
• Contacts : création, listes de distribution, catégories
• Messagerie intro : dossiers (réception, brouillon…), destinataires (en copie et caché), orthographe et grammaire, pièces jointes, signatures

Après-midi
Aller plus loin avec Outlook
• Messagerie avancée : options (confirmation et accusé de réception, messages différés, transfert de réponse auto, notifier une absence…)
• Suivis et rappels : suivis (messages, contacts, tâches), marquer, alerter
• Calendrier intro : affichages, ajout, partage et connexion
• Calendrier utilisation : rendez-vous, réunions, évènements, tâches

05
ILS EN
DISENT...

Après une rupture de parcours professionnel, j’avais besoin de me réorienter. Passpro m’a proposé de faire un bilan de compétences de 20h. Grâce à ce bilan, j’ai de nouveaux projets et l’envie de les réaliser.

Jérome B.
détails

 Quand la crise sanitaire est arrivée, je me suis retrouvé sans activité. Il me fallait rapidement acquérir la maîtrise des outils de formation à distance. Merci Passpro de m’avoir permis de reprendre mon activité grâce à votre formation.

Fabien W.
détails

J’avais un projet de création de restaurant depuis longtemps. J’ai suivi la trajectoire BBQ de Passpro et mon restaurant est ouvert depuis 9 mois maintenant. 

Marcel C.
détails

Passpro accompagne notre groupe depuis 2017 en nous aidant à gérer notre plan de formation.

Tous nos salariés bénéficient de formations pour monter en compétences.

Nous respectons nos obligations en matière de sécurité et motivons nos équipes.

Cédric B.
détails
10
Des
questions ?
11
Newsletter
Une fois la formation dispensée, ce n’est pas fini. Nous continuons à vous accompagner dans votre projet en vérifiant 3 à 6 mois plus tard, que vos compétences sont acquises et que vous avez pu les mettre en pratique. Dans le cas où l’un des objectifs n’a pas été rempli, nous analysons avec vous ce qui peut être améliorer et nous vous proposons des solutions.
Cette formation vous intéresse ?

Jour 1
Matin
Définir son rôle d’assistante administrative
• Situer la mission de l’assistante administrative
• Intégrer la plus-value de l’assistante administrative
• Mieux se positionner au sein du binôme ou de l’équipe

Après-midi
Accompagner le dirigeant dans l’exercice de ses différents rôles
• Bien comprendre les rôles de chacun dans l’entreprise
• Identifier la plus-value de l’assistant(e) administrative sur chacun de ses rôles

Jour 2
Matin
Évaluer la gestion de mon planning
• Connaitre les 10 principes fondamentaux de la gestion du temps
• Faire un état de son emploi du temps détaillé
• Repérer les voleurs de temps et interférences
• Mesurer l’impact du stress dans la gestion du temps

Après-midi
Organiser son emploi du temps
• Les horizons temporels
• Établir sa matrice d’Eisenhower
• Fixer des délais
• Tenir sa to do list

Jour 3
Matin
Optimiser la gestion de votre temps
• Lister et identifier nos tendances à temporiser
• Mettre en place les heures de super puissances
• Limiter les interruptions
• Prendre des pauses (loi d’illich)

Après-midi
Ancrer les habitudes dans le temps
• La planification des activités journalières
• Évaluation de la durée des tâches
• Connaitre sa chronobiologie

Jour 4
Matin
Prendre des notes efficacement
• Identifier votre objectif : informer, expliquer, etc.
• Comprendre l’intérêt de vos lecteurs
• Pratiquer l’écoute active et sélective
• Filtrer l’information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer
• Savoir abréger : constituer son système d’abréviations

Après-midi
Communiquer efficacement par mail
• Différencier la structure de l’e-mail de celle de la lettre
• Adopter la construction en pyramide inversée
• Faire le choix d’un objet précis et percutant pour retenir l’attention du lecteur
• Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message
• Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre
• Connaître les mots et expressions à éviter
• Utiliser les bonnes formules d’introduction, de conclusion et de politesse

Rédiger un compte rendu de réunion
• Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs
• Organiser les paragraphes
• Écrire un brouillon
• Présenter le compte rendu

Jour 5
Matin
Identifier ses blocages et comprendre l’intelligence émotionnelle
• Les blocages émotionnels
• Le cerveau tri unique
• L’impuissance apprise
• Les trois types d’intelligence

Après-midi
Mettre en pratique la neuro communication et les systèmes de valeur
• La puissance des neurones miroirs
• Fight / Flight / Freeze : Réponses du cerveau au stress managérial
• Les programmes mentaux
• Neuroplasticité et Neurogénèse

Jour 6
Matin
Travailler en équipe
• Clarifier les besoins et attentes de l’équipe
• S’adapter et renforcer la complémentarité avec le groupe

Après-midi
S’affirmer tranquillement dans son rôle
• Oser dire et oser demander
• Maitriser l’analyse comportementale pour s’affirmer (ANC)
• Savoir dire non avec diplomatie

Jour 7 – Word
Matin
Rappels fondamentaux
• Mise en forme (police, paragraphe, tabulations, retraits, image)
• Insertion et conversion de tableaux, ajout/suppression (lignes et colonnes, taille des cellules, alignement dans les cellules

Rappels de mise en page et d’objets graphiques
• Dessin et images : insertion, habillage, modification, mise en page
• Puces et numéros : hiérarchisation, numérotation automatique, puces

Après-midi
Mise en page
• En-tête et pied de page : sections, en-tête et pied indépendant, mise en page indépendante
• Mise en page : colonnes, disposition sur la page

Jour 8 – Excel
Matin
Mise en forme et calculs
• Police, attributs, alignements, format nombre, colonnes et lignes, bordures, mise en forme spéciale (fusion, inclinaison…)
• Formules simples, fonctions élémentaires (SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, NB)

Après-midi
Pourcentage et séries
• Plages nommées, calculs, mise en forme
• Numériques, alphanumériques, dates, personnalisées

Mise en page et graphiques
• Zone impression, en-tête et pied, répéter ligne et colonne
• Notions élémentaires (Histogramme, Secteur, Courbes)

Jour 9 – Outlook
Matin
Découverte de l’environnement
• Prise en main du logiciel, vocabulaire élémentaire
• Dossiers Outlook : archivage et options, sauvegarde, restauration
• Contacts : création, listes de distribution, catégories
• Messagerie intro : dossiers (réception, brouillon…), destinataires (en copie et caché), orthographe et grammaire, pièces jointes, signatures

Après-midi
Aller plus loin avec Outlook
• Messagerie avancée : options (confirmation et accusé de réception, messages différés, transfert de réponse auto, notifier une absence…)
• Suivis et rappels : suivis (messages, contacts, tâches), marquer, alerter
• Calendrier intro : affichages, ajout, partage et connexion
• Calendrier utilisation : rendez-vous, réunions, évènements, tâches

test

Jour 1
Matin
Définir son rôle d’assistante administrative
• Situer la mission de l’assistante administrative
• Intégrer la plus-value de l’assistante administrative
• Mieux se positionner au sein du binôme ou de l’équipe

Après-midi
Accompagner le dirigeant dans l’exercice de ses différents rôles
• Bien comprendre les rôles de chacun dans l’entreprise
• Identifier la plus-value de l’assistant(e) administrative sur chacun de ses rôles

Jour 2
Matin
Évaluer la gestion de mon planning
• Connaitre les 10 principes fondamentaux de la gestion du temps
• Faire un état de son emploi du temps détaillé
• Repérer les voleurs de temps et interférences
• Mesurer l’impact du stress dans la gestion du temps

Après-midi
Organiser son emploi du temps
• Les horizons temporels
• Établir sa matrice d’Eisenhower
• Fixer des délais
• Tenir sa to do list

Jour 3
Matin
Optimiser la gestion de votre temps
• Lister et identifier nos tendances à temporiser
• Mettre en place les heures de super puissances
• Limiter les interruptions
• Prendre des pauses (loi d’illich)

Après-midi
Ancrer les habitudes dans le temps
• La planification des activités journalières
• Évaluation de la durée des tâches
• Connaitre sa chronobiologie

Jour 4
Matin
Prendre des notes efficacement
• Identifier votre objectif : informer, expliquer, etc.
• Comprendre l’intérêt de vos lecteurs
• Pratiquer l’écoute active et sélective
• Filtrer l’information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer
• Savoir abréger : constituer son système d’abréviations

Après-midi
Communiquer efficacement par mail
• Différencier la structure de l’e-mail de celle de la lettre
• Adopter la construction en pyramide inversée
• Faire le choix d’un objet précis et percutant pour retenir l’attention du lecteur
• Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message
• Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre
• Connaître les mots et expressions à éviter
• Utiliser les bonnes formules d’introduction, de conclusion et de politesse

Rédiger un compte rendu de réunion
• Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs
• Organiser les paragraphes
• Écrire un brouillon
• Présenter le compte rendu

Jour 5
Matin
Identifier ses blocages et comprendre l’intelligence émotionnelle
• Les blocages émotionnels
• Le cerveau tri unique
• L’impuissance apprise
• Les trois types d’intelligence

Après-midi
Mettre en pratique la neuro communication et les systèmes de valeur
• La puissance des neurones miroirs
• Fight / Flight / Freeze : Réponses du cerveau au stress managérial
• Les programmes mentaux
• Neuroplasticité et Neurogénèse

Jour 6
Matin
Travailler en équipe
• Clarifier les besoins et attentes de l’équipe
• S’adapter et renforcer la complémentarité avec le groupe

Après-midi
S’affirmer tranquillement dans son rôle
• Oser dire et oser demander
• Maitriser l’analyse comportementale pour s’affirmer (ANC)
• Savoir dire non avec diplomatie

Jour 7 – Word
Matin
Rappels fondamentaux
• Mise en forme (police, paragraphe, tabulations, retraits, image)
• Insertion et conversion de tableaux, ajout/suppression (lignes et colonnes, taille des cellules, alignement dans les cellules

Rappels de mise en page et d’objets graphiques
• Dessin et images : insertion, habillage, modification, mise en page
• Puces et numéros : hiérarchisation, numérotation automatique, puces

Après-midi
Mise en page
• En-tête et pied de page : sections, en-tête et pied indépendant, mise en page indépendante
• Mise en page : colonnes, disposition sur la page

Jour 8 – Excel
Matin
Mise en forme et calculs
• Police, attributs, alignements, format nombre, colonnes et lignes, bordures, mise en forme spéciale (fusion, inclinaison…)
• Formules simples, fonctions élémentaires (SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, NB)

Après-midi
Pourcentage et séries
• Plages nommées, calculs, mise en forme
• Numériques, alphanumériques, dates, personnalisées

Mise en page et graphiques
• Zone impression, en-tête et pied, répéter ligne et colonne
• Notions élémentaires (Histogramme, Secteur, Courbes)

Jour 9 – Outlook
Matin
Découverte de l’environnement
• Prise en main du logiciel, vocabulaire élémentaire
• Dossiers Outlook : archivage et options, sauvegarde, restauration
• Contacts : création, listes de distribution, catégories
• Messagerie intro : dossiers (réception, brouillon…), destinataires (en copie et caché), orthographe et grammaire, pièces jointes, signatures

Après-midi
Aller plus loin avec Outlook
• Messagerie avancée : options (confirmation et accusé de réception, messages différés, transfert de réponse auto, notifier une absence…)
• Suivis et rappels : suivis (messages, contacts, tâches), marquer, alerter
• Calendrier intro : affichages, ajout, partage et connexion
• Calendrier utilisation : rendez-vous, réunions, évènements, tâches

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